“We kijken continu hoe we onze processen kunnen verbeteren met software.” vertelt Lars Cramer, een van de drie eigenaren van Phidra. Voor de troepen uit, legde het accountancykantoor tien jaar geleden al de focus op automatiseren. “We maken ons werk makkelijker door processen efficiënt in te richten. Hierdoor besparen we kosten voor de klant en houden we tijd over om écht een sparringpartner te zijn.” 

“We zijn geen kantoor van uurtje-factuurtje, maar voor de nacalculatie is het wel prettig om te zien of we binnen het budget blijven.” 

Phidra is een vooruitstrevend kantoor met vestigingen in Alkmaar en Haarlem. Van de bakker op de hoek tot een sportschool met meerdere vestigingen; Phidra werkt voor mkb’ers in de volle breedte. “We geven allround advies en dienstverlening op het gebied van accountancy, fiscale zaken, administratie en personeel.” vertelt Lars. “We drinken regelmatig een kop koffie met onze klanten. Hierdoor zijn we heel benaderbaar. We zijn geen kantoor van uurtje-factuurtje, maar voor de nacalculatie is het wel prettig om te zien of we binnen het budget blijven. Dan is het wel belangrijk om je uren in de gaten te houden. Dat gebeurde niet heel nauwkeurig. Daar moesten we eigenlijk iets mee...” 

Uren worden tot een jaar geleden bijgehouden in Qics Milestones. Lars: “We hadden ClockAssist een keer langs zien komen. Het beloofde onze urenregistratie te automatiseren. Dat kon wel eens iets voor ons zijn. Samen met een collega ben ik het gaan testen. Dat doen we altijd met nieuwe software: we kijken eerst in klein comité of het iets voor ons allemaal kan zijn. Onze eerste indruk was heel positief. In het begin moet je het systeem wel even slim maken. Maar dan begint het al snel software en klanten te herkennen. Dan merk je meteen het voordeel.” 

“We zagen een flinke verbetering in de nauwkeurigheid waarmee uren werden geschreven.” 

“We zagen een flinke verbetering in de nauwkeurigheid waarmee uren werden geschreven. Vorig jaar zomer hebben we alle veertig medewerkers op TimeSheets overgezet. Na een presentatie vanuit ClockAssist, kon iedereen meteen van start. Het is ook geen hele moeilijke software. TimeSheets geeft nu veel gebruikersgemak voor de mensen op kantoor. Door de nauwkeurige registratie beginnen we langzamerhand te zien waar we accurater kunnen factureren. Onze declarabiliteit gaat er nog niet door omhoog, maar het geeft wel meer inzicht in onze tijd. Iedereen houdt nu veel actiever z’n uren bij. Dat is een prettig idee.” 

“We blijven de markt afspeuren op zoek naar nieuwe slimme software. Als we iets zien wat ons overtuigt en de pilotfase is positief, dan gaan we over. We willen echt zeker weten dat we vrolijk worden van het stukje software. Bij ClockAssist was dat zeker het geval.” 

Lars Cramer

Mede-eigenaar Phidra accountants